Grup üyelerinin etkinliklerini oluşturması için kullanılan ortak takvim eğitimlerin, toplantıların görüntülenmesinde büyük kolaylık sağlar. İşyeri ya da okullarda G Suite yönetici kuruluş içindeki kullanıcılarla paylaşmak amacıyla takvim oluşturabilir. Bu şekilde örneğin şirket içindeki geçerli tatiller, kuruluşta yer alan çalışanların katıldığı toplantıların görüntülenmesini sağlayan takvimler oluşturulabilir.

Ortak takvim uygulaması içinde yer alan etkinlikler belirli bir tarihte olan etkinliklerin not edilmesi için kullanılır. Takvim etkinlikleri görevlerden bu açıdan ayrılır. Görevler belli görevlilere atanır ve bunların tamamlanması için çalışılır.

Ortak Takvim Özellikleri

Grup üyelerinin kullandığı ortak takvimin özelliği oluşturulan takvim etkinliklerinin grupta olan üyelerin kişisel takvim sayfalarında da yer almasıdır. Takvim sayfasına giriş yapıldığında ay içinde olan etkinlikler görüntülenebilir.

İstenirse zaman aralığı ve görünüm modu her zaman değiştirilebilir. Önemli etkinlikler kırmızı, normal etkinlikler de koyu yeşil renkte gösterilir. Ortak takvim programı içinde etkinliklerin solunda saati de gösterilir. Etkinlikler tüm gün olarak belirtildi ise saat gösterilmez.

Ortak Takvim Uygulaması Oluşturma ve Grupla Paylaşma

Ortak takvimin kuruluşta bulunan herkesle paylaşılmasını istemediğiniz takdirde paylaşmak istediğiniz kişileri belirleyerek grup oluşturabilirsiniz. Bunu ortak takvim oluşturmadan önce yapmalısınız.

Sahip olduğunuz G Suite yönetici hesabınız ile oturumu açarak Google takvim uygulamasına girin. Solda bulunan takvimlerim üstünden ekle butonundan yeni takvim butonuna tıklayın. Buraya takvimin adını, açıklamasını ve saat dilimini girerek takvim oluştur butonuna tıklayın. Solda bulunan yeni takvimin adına tıklayın.

Oluşturduğunuz ortak takvimi kuruluşunuzda bulunan herkesle paylaşmak istediğinizde erişim izinlerinden alanınız için kullanılabilir yap seçeneğini işaretleyin. İzinler kutucuğundan aşağı oka tıklayarak seçeneğinizi belirleyin.

Ortak takvimi belli bir kullanıcı grubuyla paylaşmak için belirli kullanıcılarla paylaş seçeneğinin altında bulunan kullanıcı ekle butonuna tıklayın. Burada paylaşmak istediğiniz gruba ait e posta adresini ya da herkesin tek tek e posta adresini ekleyin. Daha sonra izinler kutucuğundan aşağı oka tıklayarak seçeneğinizi belirleyin. Gönder butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.

Ortak takvim programı içindeki erişim izinleri altındaki ayarlar belli kullanıcılarla paylaş ayarlarını geçersiz hale getirir. Buna bir örnek vermek gerekirse; ortak takvimi kuruluşta bulunan herkesle paylaşabilir, kullanıcılar için tüm etkinlik ayrıntılarını görebilme izni verebilirsiniz. Takvimin belli kullanıcılarla paylaşılması durumunda kullanıcılardan ayrıntıları gizleseniz bile kullanıcılar etkinlik ayrıntılarının hepsini görebilir. Bunun yerine sadece meşgul, serbest durumunu görme seçeneğinin işaretlenmesi gerekir.

Ortak takvim uygulaması içindeki kullanıcılar takvim ile ilgili bir e posta mesajı alırlar. Daha sonra ortak takvim sistem tarafından diğer takvimlerin olduğu listeye ilave edilir.

Grup içine yeni kullanıcıların eklenmesi halinde ortak takvimi eklemeleri için kullanıcılara ortak takvimin adresini vermelisiniz.

Ortak Takvim Uygulaması Hakkında Genel Bilgiler

Takvimde yeni bir etkinlik için başlığı ve tarihleri girin. Etkinlik için başlangıç tarihi seçtiğiniz zaman otomatik olarak bitiş tarihi bir saat sonrasına ayarlanır. Bitiş saati istendiği takdirde değiştirilebilir.

Etkinliklerin önemli olarak işaretlenmesi halinde gösterimiz kırmızı renkte olur. Etkinliklerin saati belli değil ise tüm gün seçeneği tercih edilebilir.

Grup üyeleri içinde varsayılanlar etkinliğe eklenir. Etkinlik gruptaki küçük bir kısmı ilgilendirdiği takdirde katılımcılar bölümünde bu kişileri seçebilirsiniz. Bu durumda etkinliği sadece bu kişilerde takvimlerinde görebilir. Bu kişilere ayrıca ortak takvim etkinliğine dâhil olduklarına dair e posta bildirimi de gitmektedir.

Ortak takvim programı içinde etkinlikle için hatırlatma ekleme seçeneği de bulunmaktadır. Bunu sadece tarih seçerek yapabilirsiniz. Yanına istediğiniz notu da ekleyebilirsiniz. Detayların girilmesinden sonra sadece ekle butonuna tıklamanız yeterli olur. İstediğiniz sayıda hatırlatma oluşturabilirsiniz.