Kurumsal E-Postalar İçin Gmail’in G Suite Sürümü

Kurumlar genellikle işlerini tek çatı altında toplayarak zamandan tasarruf etmeyi tercih ederler. Teknolojinin gelişmesiyle beraber zamandan tasarruf etme yöntemlerine yeni soluklar gelmektedir. G Suite, birçok uygulamayı bir araya getirerek kurumsal işlerin hızlanmasına katkı sağlamaktadır. Birbiri ile ilişkisi bulunan bu uygulamalar cihaza kurulum yapmayı gerektirmeden kullanılmaktadır.

Personel sayısı çok fazla olan kurumsal şirketler belirli dokümanlar üzerinde eş zamanlı işlem yapmayı gerektiren işlere sahip olabilmektedir. G Suite bünyesinde mevcut olan tüm programlar Bulut (Cloude) tabanlı olduğu için eş zamanlı olarak 50 personelin doküman üzerinde çalışmasına olanak sağlamaktadır. Ayrıca tüm çalışanlar diğer çalışanlarının yapmış olduğu işlemleri anlık olarak görme imkanına da sahiptirler.

G Suite bünyesinde bulunan programlar arasında E-posta, Elektronik tablolar, Dokümanlar, Sunumlar, Depolama ve Takvim yer almaktadır. Şirket içi ortak kullanılan dokümanlar üzerinde “yalnızca okuma”, “yorum yapabilme” veya “tam denetim” gibi kısıtlamalar getirilebilmektedir. Ayrıca bu dokümanlar şirket dışındaki kişi veya gruplarla da paylaşılabilir. Kullanıcı üzerinde denetim sağlayabileceğiniz bu özellik işlerinizi hem zaman hem de maliyet açısından kolaylaştıracaktır.

Google Cihaz Politikası

Kurumsal işletmenin sahip olduğu cihazlar G Suite sistemine dahil olduğunda bu cihazlar denetim altına alınabilir. Mobil cihaz üzerinde yüklü olan bu mobil uygulama ortak çalışmada yöneticinin belirlediği kurallara tabii tutulmaktadır. Super User yani G Suite’in en yetkin hesabı yönetici konumunda olan kişidir. Yöneticinin belirlediği kurallar haricinde mobil uygulamalarda uygulamalar kullanılamaz.

Super User (G Suite yöneticisi’ kullanıcısının yapabilecekleri şu şekildedir;

• Uygulama zorunlu kılındığında uygulama cihaza yüklenmezse, kuruluşa ait hesap o cihaz üzerinde kullanılamamaktadır.
• Cihazın sahip olması gereken şifrenin belirli güç kategorisinde olma koşulu konulabilir.
• Uygulamayı kullanan Super User kablosuz ağları yapılandırabilir ayrıca ağ erişimi sertifikalarını da yönetebilir.
• Güvenlik konusunda ihlale uğrayan cihazları engelleme hakkına sahiptir.
• Silme işlemi gerçekleşmeden önce cihazın senkronize edilmediği günlerin sayısal bilgisini belirleyebilir.
• Cihazın sahip olduğu şifrenin dolmasına kalan günlerin sayısını belirleyebilmektedir.
• Uygulamalar üzerinde denetim gerçekleştirebilir.
• Cihazlardan herhangi birini uygunsuz bulunduğu takdirde uzaktan silme yetkisine sahiptir.
• Herhangi bir cihaz üzerinden uzak olsa bile hesap kaldırma yetkisi bulunmaktadır.

G Suite Üzerinde Offline Çalışma

G Suite kullanıcıları sürekli internet erişimine sahip olamayabilir. Herhangi bir internet erişiminin olmadığı zaman uygulamanın tüm ürünleri kullanılmaya devam edebilir. Dokümanlar üzerinde yapılan çalışmalar internete erişim sağlandığı takdirde ana dokümana yansıtılmaktadır. Bu sürecin gerçekleşmesi için fazladan işlem yapmaya gerek yoktur.

Kimi durumlarda G Suite’i Offline kullandığınızda yapmış olduğunuz değişiklikleri ana dokümana aktarmak istemeyebilirsiniz. Bu tarz zamanlarda çevrim dışı çalışma ayarlarını değiştirerek Offline çalışma işleminizi ilgili cihazınızda muhafaza edebilirsiniz.

G Suite’in Güvenlik ve Bakımı

G Suite üzerinde yapılan bakımlar ve güvenlik çalışmaları sıfır maliyetlidir. Alanında uzmanlaşmış başarılı mühendisler tarafından güvenlik üst düzey şekilde sağlanmaktadır ve bakım çalışmaları da aynı şekilde özveri ile yapılmaktadır. Kötü niyetli kişilerin verilerinize erişmemesi adına Google her geçen gün daha fazla güvenlik çalışması gerçekleştirmektedir. Bu olağanüstü çaba sayesinde günümüzde yüz binlerce kişi ve çalışan, Google sunucularından biri olan G Suite’i gönül rahatlığıyla kullanmaktadır.